terça-feira, 13 de janeiro de 2009

Távola Redonda - A nova fórmula de TQM


Félix Maier

1/4/2008

Um livro começa a fazer sucesso na Grã-Bretanha, Távola Redonda – A nova fórmula de TQM. TQM significa, em inglês, “Administração da Qualidade Total”, o tal “5S” inventado pelos japoneses (na verdade, foi um americano), e copiado mundo afora, com algumas adaptações aqui e acolá.

Escrito pelo inglês Johnny A. F. D. Walker, PhD em Economia pela Universidade de Oxford, Reino Unido, a idéia de gerenciamento nas empresas ele tirou, isso mesmo, de seu conterrâneo Rei Artur e seus cavaleiros da Távola Redonda.

Analisando a proposta de Walker, observa-se que é uma idéia muito simples, pelo menos depois que ele conseguiu ver uma coisa tão simples, provando mais uma vez que as proposições revolucionárias não precisam ser necessariamente sofisticadas para surtir um efeito revolucionário. A seu modo, sem eu querer citar Stephen Hawking, o Dr. Walker descobriu o seu “buraco de minhoca” para mais rapidamente chegar aos objetivos propostos em seu livro – o aperfeiçoamento da TQM nas empresas.

Basicamente, a estrutura de “Távola Redonda” pode ser desenhada sobre uma mesa redonda de reuniões da empresa. Desenhada, no sentido literal. Ou seja, sobre a mesa de reunião, pode-se desenhar um grande círculo, dividido em cones tantos quantos forem o número dos diretores da empresa, mais o presidente e o vice-presidente. O número de membros, obviamente, é variável, dependendo do tamanho da empresa, mas convém que seja em número ímpar, para desempate nas votações. Como na história do Rei Artur e seus cavaleiros, no sistema de Walker todos os diretores da empresa, incluindo o seu presidente e o vice, têm o mesmo poder no que tange a votos e vetos.

Existe, porém, uma diferença fundamental e revolucionária na estrutura proposta por Walker em relação aos programas de gerenciamento em andamento no mundo. Os cargos de direção dentro da empresa não podem ser fixos. Ou seja, há um revezamento, entre os diretores, a cada seis meses. Alega Walker, com razão, que tal método evita que o diretor se apegue demais ao cargo que ocupa, muitas vezes se acomodando ao birô de tal forma que prejudica os outros diretores e, por extensão, toda a empresa.

Para que a “Távola Redonda” funcione corretamente, todos os diretores deverão ser formados em Economia, Administração e Finanças, além de estudos sobre Mercado de Capitais, com cursos de extensão em todas essas áreas. A formação acadêmica enunciada é imprescindível, pois é a única maneira de, p. ex., um Diretor Administrativo assumir de imediato o cargo de um Diretor Financeiro, no rodízio de cargos proposto por “Távola”, sem causar transtorno dentro da empresa pela falta de uma continuidade no trabalho. Para que essa descontinuidade não ocorra com a posse do novo diretor, é necessário que a empresa já tenha passado anteriormente pelo processo de Qualidade Total “5S”, de modo que tudo esteja informatizado e devidamente arquivado, para rápida consulta eletrônica na Intranet da empresa.

Além de todos os cargos de diretoria comuns a uma empresa (Recursos Humanos, Finanças, Industrial, Comércio, Logística, Transporte, Relações Públicas etc.), é necessário que todos os diretores, em revezamento, passem também pelas funções mais simples dentro da empresa, assumindo cargos subalternos. Um dos cargos da diretoria de “Távola” é para essa finalidade. O motivo é que um chefe só toma conhecimento da situação real da empresa se estiver em contato com seus subordinados, onde possa ouvir a “pulsação” da empresa, a sua verdadeira realidade, a conversa que é ouvida no cafezinho e no banheiro, não aquela “realidade” elaborada por relatórios sofisticados e muitas vezes fictícios. É também o local onde o diretor – devidamente encoberto, na pessoa de um faxineiro, por exemplo – possa ouvir as reclamações que são feitas abertamente contra a empresa, contra os diretores e os gerentes, sem censura prévia ou admoestações, para a devida solução de cada caso problemático.

Esse cargo subalterno deve ser visto quase como sagrado, com valores éticos exigidos por uma sociedade cada vez mais ciente de seus anseios de liberdade e “responsabilidade social”. Por isso, esse cargo não pode ser exercido para perseguir ou demitir nenhum funcionário, já que, por questões éticas, qualquer levantamento ou reclamação deve ser feito de modo incógnito, sem citar nomes jamais Esse revezamento do cargo de “diretor-funcionário” junto dos subordinados deve ser feito alternando-se a estada nos diferentes setores: se num trimestre um diretor trabalhou junto a funcionários do almoxarifado, noutro trimestre outro diretor irá para o setor industrial, para convivência com os trabalhadores de baixo escalão daquele setor, e assim por diante. Completado o ciclo de “estágios” nos vários departamentos e seções, tudo volta a rodar novamente, com as devidas modificações já feitas baseadas no “feedback” analisado.

Para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da empresa, o Dr. Walker sugere que seja adotado o programa Lotus Notes ou algum semelhante. Tal programa evita o enorme gasto de papel dentro da empresa, e a conseqüente derrubada de florestas, além de ser um seguro método de acompanhar todo o trabalho em andamento na empresa, da entrada de insumos à saída do produto final. Na empresa, pode-se abolir o uso de papel, pois qualquer documento que chegue na portaria, com ou sem produto, é imediatamente copiado nos vários “scanners” pela Divisão de Recebimento e Remessa, e imediatamente enviado à diretoria competente, se necessário com cópias “carbono” a outros interessados, via Intranet – além da remessa do insumo para o Almoxarifado, quando for o caso. Os documentos internos, também via Intranet, serão assinados eletronicamente pelos diretores, com cópias tantas quantas forem necessárias para as várias repartições da empresa – nada de papel. O controle desse trâmite burocrático, tanto na entrada como na saída da empresa, pode ser seguido na tela do computador, onde os vários elementos responsáveis devem registrar o recebimento do documento/mercadoria e a devida providência tomada a respeito.

Não adianta o responsável querer se omitir diante de seu chefe, dizendo que não tomou conhecimento de certo assunto, pois é só abrir o computador e clicar nas mensagens recebidas para saber qual o trabalho a executar. Obviamente, todo esse fluxo de trabalho na empresa é direcionado apenas aos interessados, que com suas devidas senhas têm acesso à mensagem, ninguém mais. Com senha criptográfica mais segura que a de outros programas, o Lotus Notes permite à diretoria uma rápida visualização de todos os cronogramas de trabalho da empresa, metas e prazos a cumprir, dos diversos setores da empresa, não somente daquele setor cujo cargo ocupa. Todo o processo de gerenciamento eletrônico de documentos é gravado nos servidores da Divisão de Informática, para consulta a qualquer tempo.

O método revolucionário do Dr. Walker está sendo implantado em várias empresas britânicas, com sucesso. De modo geral, onde tal método foi aplicado, a corrupção diminuiu, devido principalmente à troca constante dos cargos das diretorias, cujos trabalhos são apresentados na reunião semanal da “Távola Redonda” – se necessário, também em reuniões extraordinárias. Houve empresa em que aumentou substancialmente a satisfação dos empregados, pois o resultado foi tão estrondoso que, com a redução dos custos, todos tiveram aumento de salário. Especialmente os diretores.

P.S.: Você que acreditou piamente no texto acima, 1º de abril!!! AFD, parte do nome de Johnny Walker, significa "April Fool's Day" (Dia dos Bobos de Abril)...